Stanovisko MŠMT k dotazu týkajícímu se lhůty pro zavedení elektronické podoby spisové služby ve školách a školských zařízeních

Právnické osoby vykonávající činnost škol (s výjimkou mateřských škol) a školských zařízení (s výjimkou školských výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování) spadají do okruhu subjektů, které v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., vykonávají spisovou službu zásadně v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby.

K uvedení administrativy do souladu s novelizovanými ustanoveními zákona poskytl zákonodárce lhůtu. Přitom lhůta stanovená v § 63 odst. 4 zákona o archivnictví a spisové službě, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., není důsledně použitelná, a to v důsledku legislativně technicky nesprávného usídlení přechodného ustanovení, které tuto lhůtu upravuje; legislativně technické pochybení má za následek neústavnost tohoto ustanovení. Za tohoto stavu je třeba vycházet ze lhůty stanovené v čl. II bodu 2 novelizujícího zákona, tedy lhůty 3 let ode dne 1. VII. 2009.

Stanovisko vychází z následujícího právního posouzení:

I. Obecně k povinnosti vedení spisové služby v případě právnických osob vykonávajících činnost škol a školských zařízení

Podle § 63 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb. je uložena veřejnoprávním původcům uvedeným v § 3 odst. 1 písm. a) až e) a i) až m) povinnost vést spisovou službu. Podle formy vedení spisové služby lze v uvedené skupině veřejnoprávních původců rozlišit dvě podskupiny:

1. veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. a) až e) a i) až m), kraje a hlavní město Praha vykonávají spisovou službu zásadně v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, a v listinné podobě jen tehdy, pokud to vyžaduje povaha jejich působnosti;

2. veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. g) a h) a obce vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nebo v listinné podobě.

Školy a školská zařízení [poznamenáváme, že zákonodárce není terminologicky důsledný, povinnost uložená škole nebo školskému zařízení, které mají dle zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů, povahu činnosti, je nejen fakticky, ale i právně uložena právnické osobě vykonávající tuto činnost] jsou ve výčtu veřejnoprávních původců v § 3 odst. 1 uvedeny pod písm. j) zákona č. 499/2004 Sb.; spadají tedy do první podskupiny, kde se ukládá povinnost až na výjimky plynoucí z povahy působnosti. Mateřské školy, školská výchovná a ubytovací zařízení a zařízení školního stravování jsou pro účel vymezení veřejnoprávních původců vyjmuty.

II. Rozsah vedení spisové služby

Pokud se týká rozsahu vedení spisové služby ve školách a školských zařízeních, není tento právními předpisy detailně vymezen. Pro stanovení rozsahu povinnosti vedení spisové služby je rozhodná jednak platná právní úprava (zejména daná zákonem č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů, a zákonem č. 499/2004 Sb.) a jednak povaha činnosti toho kterého druhu školy nebo typu školského zařízení. Platná právní úprava vyplývá především z ustanovení části první hlavy III zákona č. 499/2004 Sb. a dále z vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Speciální právní předpis zaměřený na výkon spisové služby ve školách a školských zařízeních neexistuje, a některé podrobnosti pro výkon spisové služby tak nejsou stanoveny s obecnou závazností; jako příklad lze uvést skartační znaky a lhůty – tu lze podle uvážení přihlížet ke zrušené Instrukci Ministerstva školství č. j. 18 200/86-49 ze dne 13. června 1986, kterou se vydává skartační řád pro školy a školská zařízení spravovaná národními výbory, která se vztahuje na dokumentaci související s činností škol. S ohledem na uvedené by právnická osoba vykonávající činnost školy nebo školského zařízení měla rozsah vedení spisové služby v elektronické formě projednat, příp. dohodnout s příslušným archivem.

III. Časový dopad novely zákona o archivnictví a spisové službě, provedené zákonem č. 190/2009 Sb.

Vedení spisové služby v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby vnesla do zákona o archivnictví a spisové službě jeho novela provedená zákonem č. 190/2009 Sb.

K uvedení administrativy do souladu s novelizovanými ustanoveními zákona poskytl zákonodárce lhůtu, přičemž se však podle názoru sekce legislativy a práva MŠMT dopustil legislativního pochybení1, které se projevuje ve vztahu lhůty podle § 63 odst. 4 zákona o archivnictví a spisové službě, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., tedy lhůty podle novelizovaného zákona, a lhůty podle čl. II bodu 2 zákona č. 190/2009 Sb., tedy lhůty podle novelizujícího zákona.

1 K legislativnímu pochybení došlo doplněním prve zmíněného ustanovení pozměňovacím návrhem v průběhu
projednávání návrhu novely v Poslanecké sněmovně – srov. usnesení č. 118 výboru pro veřejnou správu a
regionální rozvoj ze 31. schůze 4. března 2009.

1. Ke lhůtě podle novelizovaného zákona
Ustanovení § 63 odst. 4 zákona o archivní a spisové službě odděluje dvě lhůty:
- Subjekty uvedené v odstavcích 1 a 2, které v době účinnosti tohoto zákona neprováděly evidenci dokumentů nebo nevykonávaly spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby podle odstavce 3, jsou povinny naplnit ustanovení odstavce 3 nejpozději do jednoho roku po nabytí účinnosti tohoto zákona.

- Subjekty uvedené v odstavcích 1 a 2, které v době účinnosti vykonávaly evidenci dokumentů v listinné podobě, jsou povinny vykonávat evidenci dokumentů v elektronickém systému spisové služby nejpozději do šesti měsíců po nabytí účinnosti tohoto zákona.

Prve uvedená lhůta je delší a ve vztahu k posléze uvedené obecná. Platí pro subjekty podle § 63 odst. 1 a 2, které v době účinnosti tohoto zákona neprováděly evidenci dokumentů nebo nevykonávaly spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby podle odstavce 3, tedy pro subjekty, které neprováděly evidenci dokumentů nebo nevykonávaly spisovou službu vůbec nebo v jiné než elektronické podobě.

Posledně lhůta je kratší ve vztahu k prve uvedené zvláštní. Platí pro subjekty podle § 63 odst. 1 a 2, které vykonávaly evidenci dokumentů v listinné podobě. Těmto (a právě jen těmto) subjektům jako podmnožině subjektů uvedených u první (roční) lhůty zákonodárce hodlal zkrátit roční lhůtu na šestiměsíční.

Ustanovení § 63 odst. 4 bylo zařazeno až v průběhu parlamentního projednávání novely zákona o archivnictví a spisové službě.2 Svou povahou je přechodným ustanovením, které nemělo být doplňováno do novelizovaného zákona, nýbrž mělo být obsaženo v novelizujícím zákoně. Jestliže zákonodárce poskytl lhůtu až novelou zákona, zapracoval ji do textu
novelizovaného (nikoli novelizujícího zákona) zákona a užil obratu „ode dne účinnosti tohoto zákona“, počítal lhůtu ode dne účinnosti původního znění novelizovaného zákona, tj. od 1. 1. 2005, čímž se prohřešil proti zákazu tzv. pravé retroaktivity, které má v daném případě (i v kontextu judikatury Ústavního soudu) za následek neústavnost ustanovení § 63 odst. 4 zákona o archivnictví a spisové službě. Nezbývá tudíž než konstatovat, že zákonodárce poskytl k přizpůsobení se novele lhůtu, která v době poskytnutí již několikrát uplynula.

2 Tamtéž.

2. Ke lhůtě podle novelizujícího zákona

Ustanovení čl. II bodu 2. zákona č. 190/2009 Sb. ukládá určeným původcům uvést jejich spisové služby, elektronické systémy spisové služby vykonávané v elektronické podobě a spisové řády do souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., ve znění účinném ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona, do 3 let ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona.

Toto ustanovení bylo součástí již původního znění vládního návrhu novely.3 Dotčeným osobám poskytuje ve srovnání s § 63 odst. 4 novelizovaného zákona lhůtu delší. Její počátek určuje „ode dne účinnosti tohoto zákona“, tedy správně ode dne účinnosti novelizujícího zákona, tj. ode dne 1. VII. 2009, délku na 3 roky, tedy lhůta dosud běží.

3 Srov. Vládní návrh na vydání zákona, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Sněmovní tisk č. 428/2004.

3. Ke vztahu lhůty podle novelizovaného zákona a lhůty podle novelizujícího zákona

Text ustanovení § 63 odst. 4 zákona o archivnictví a spisové službě, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., podle našeho názoru brání jeho důslednému použití.

Za této situace, kdy zároveň působí ještě obecnější přechodné ustanovení – čl. II bod 2 zákona č. 190/2009 Sb., je MŠMT názoru, že je třeba použít toto ustanovení, tedy vycházet z tříleté lhůty počítané od 1. VII. 2009.

Toto řešení se v prvé řadě opírá o konstatování neústavnosti prve zmíněného ustanovení. Na podporu tohoto řešení lze odkázat i na průběh legislativního procesu, jenž předcházel promulgaci novelizujícího zákona, a to konkrétně na pozměňovací návrh doplnění odstavce 4 do § 63 zákona o archivnictví a spisové službě.

IV. Shrnutí

Právnické osoby vykonávající činnost škol (s výjimkou mateřských škol) a školských zařízení (s výjimkou školských výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování) spadají do okruhu subjektů, které v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., vykonávají spisovou službu zásadně v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby.

K uvedení administrativy do souladu s novelizovanými ustanoveními zákona poskytl zákonodárce lhůtu. Přitom lhůta stanovená v § 63 odst. 4 zákona o archivnictví a spisové službě, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., není důsledně použitelná, a to v důsledku legislativně technicky nesprávného usídlení přechodného ustanovení, které tuto lhůtu upravuje; legislativně technické pochybení má za následek neústavnost tohoto ustanovení. Závěr platí bez ohledu na to, zda byla lhůta podle § 63 odst. 4 novelizovaného zákona zamýšlena jako speciální ke lhůtě podle čl. II bodu 2 novelizujícího zákona, nebo byla navržena v důsledku opomenutí lhůty podle čl. II bodu 2 novelizujícího zákona. Za popsaného stavu je třeba vycházet ze lhůty stanovené v čl. II bodu 2 novelizujícího zákona, tedy lhůty 3 let ode dne 1. VII. 2009.

Praha, 22. VII. 2010
JUDr. Emil Halla, v. r.
v z. ředitele odboru legislativy
Vyřizuje: JUDr. Václav Pilík

Datum přidání: 2010-08-18