Vzorová směrnice je určena organizačním složkám státu a příspěvkovým organizacím (dále jen účetní jednotky) v působnosti Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy jako metodický návod ke zpracování jejich vnitřní směrnice k inventarizaci majetku a závazků. Obsah směrnice si účetní jednotka přizpůsobí s ohledem na své konkrétní potřeby.
        
        

       Část II.
       Vzor směrnice k provedení inventarizace

       Název, sídlo a forma
       účetní jednotky
        
       Směrnice č. ..../.....(rok)

       Článek I.
       Základní ustanovení

       1. Inventarizace majetku a závazků se provádí v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, vyhláškou č. 505/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy a organizačními složkami státu, ve znění pozdějších předpisů, a Českými účetními standardy pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 505/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů.

       2. Inventarizací se zjišťuje skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřuje se, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví a zda nejsou dány důvody pro účtování o položkách podle § 25 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb.

       3. Inventarizace se provádí jako:

Ř periodická - v souvislosti s řádnou, popř. mimořádnou účetní závěrkou k okamžiku sestavení příslušné účetní závěrky.

Ř průběžná – v průběhu účetního období pouze u zásob, u nichž se účtuje podle druhů nebo podle míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob, a u dlouhodobého hmotného movitého majetku, který vzhledem k funkci, jakou plní v účetní jednotce, je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží.

       4. Skutečné stavy majetku a závazků se při inventarizaci zjišťují:

Ř fyzickou inventurou u hmotného, popř. nehmotného majetku

Ř dokladovou inventurou u závazků a pohledávek, popř. u ostatních složek majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventuru

          V souladu s § 30 zákona o účetnictví fyzickou inventuru hmotného majetku, kterou nelze provést ke konci rozvahového dne, lze provést v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období, popř. v prvním měsíci následujícího účetního období. Přitom účetní jednotka musí prokázat stav hmotného majetku ke konci rozvahového dne stavy fyzické inventury opravenými o přírůstky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončení fyzické inventury do konce účetního období, popř. za dobu od začátku následujícího účetního období do okamžiku ukončení fyzické inventury v prvním měsíci tohoto účetního období.

       Článek II.
       Příkaz k provedení inventarizace

          K provedení inventarizace veškerého majetku a zásob vydává vedoucí organizace příkaz, kterým:

I. zřizuje Ústřední inventarizační komisi a dílčí inventarizační komise (viz článek V.).

II. stanovuje Plán inventarizací (viz článek IV.)

       Článek III.
       Příprava inventarizace

       1. Zaměstnanci jmenovaní v ústřední inventarizační komisi, v dílčích inventarizačních komisích a ostatní zaměstnanci, v jejichž přímé odpovědnosti se inventarizovaný majetek nachází, jsou povinni zúčastnit se prací souvisejících s přípravou inventarizace.

       2. Součástí přípravy inventarizace je výčet účtů k inventarizaci. Účty se rozdělí na dvě skupiny, podle toho, zda se jejich zůstatek bude ověřovat fyzicky či dokladově. U každého z účtů, které podléhají fyzické inventarizaci se uvede úplný seznam inventarizačních míst.

       3. Zaměstnanci odpovědní za inventarizovaný majetek (na základě dohod o hmotné odpovědnosti, potvrzení o převzetí, místních seznamů, apod.) předají před zahájením inventarizačních prací předsedovi příslušné komise nebo jím pověřenému pracovníkovi písemné prohlášení, že:

Ř všechny doklady týkající se stavu a pohybu hospodářských prostředků jimi zpracovaných odevzdali k zaúčtování; v případě, že některé doklady, které se týkají stavu a pohybu majetku, nebyly předány k zaúčtování, uvedou tuto skutečnost v prohlášení a doklady předají předsedovi příslušné komise.

Ř všechny příjmy a výdaje těchto prostředků jsou zachyceny v účetnictví

       4. Zaměstnanci odpovědní za inventarizovaný majetek připraví svěřený majetek k provedení fyzické inventury. Tito zaměstnanci se fyzické inventury zúčastní a podepíší písemné prohlášení, že inventarizace proběhla za jejich přítomnosti, veškeré doklady byly předány k zaúčtování před zahájením inventury a žádné doklady ani informace nezatajili.

       Článek IV.
       Plán inventarizací

       1. Fyzická i dokladová inventarizace veškerého majetku a závazků se provádí v souladu s § 30 zákona o účetnictví pravidelně k okamžiku sestavení řádné účetní závěrky – tj. k 31.12. příslušného roku.

       2. Účetní stav majetku a závazků se zjišťuje k 31.12. příslušného roku.

       3. Skutečný stav majetku na základě fyzické inventury se zjišťuje např. k následujícím datům:

Ř Hmotný majetek 31.10.

Ř Umělecká díla a předměty 31.10.

Ř Zásoby 30.11.

Ř Peněžní prostředky v hotovosti a ceniny 31.03.

30.06.

30.09.

        31.12.

       4. U peněžních prostředků a cenin se kromě výše uvedených pravidelných inventur provádějí další dvě inventury namátkově, bez ohlášení termínu.

       5. U hmotného majetku, podléhajícího fyzické inventuře, u něhož nelze provést fyzickou inventuru ke konci rozvahového dne, který je z toho důvodu inventarizován v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období, popř. v prvním měsíci následujícího účetního období, musí účetní jednotka prokázat stav hmotného majetku ke konci rozvahového dne stavy fyzické inventury opravenými o přírůstky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončení fyzické inventury do konce účetního období, popř. za dobu od začátku následujícího účetního období do okamžiku ukončení fyzické inventury v prvním měsíci tohoto účetního období.

       6. Dokladová inventura u ostatního majetku a závazků se provádí k 31.12. Stavy majetku a závazků zjištěné na základě dokladové inventury se doloží kontrolními sestavami dokladů.

       Článek V.
       Inventarizační komise

       1. Za organizaci, řízení a provedení inventarizace majetku a závazků odpovídá ústřední inventarizační komise (dále jen ÚIK) v následujícím složení:

          Předseda ÚIK:......................................................................(Jméno a příjmení)

          Člen ÚIK:.............................................................................(Jméno a příjmení)
          Člen ÚIK:.............................................................................(Jméno a příjmení)
          Člen ÚIK:.............................................................................(Jméno a příjmení)

          ÚIK ve spolupráci s dílčími inventarizačními komisemi zajišťuje provedení inventarizace.

       2. Dílčí inventarizační komise č. 1 (dále jen DIK 1), jež provede inventarizaci dlouhodobého nehmotného majetku, je složena:

          Předseda DIK 1:.................................................................. (Jméno a příjmení)

          Člen DIK 1: ....................................................................... (Jméno a příjmení)
          Člen DIK 1: ........................................................................ (Jméno a příjmení)
          Člen DIK 1: ........................................................................ (Jméno a příjmení)

          DIK 1 provede inventarizaci majetku zaúčtovaného na účtech:

          012 - Nehmotné výsledky výzkumu a vývoje
          013 - Software
          014 - Ocenitelná práva
          018 - Drobný dlouhodobý nehmotný majetek
          019 - Ostatní dlouhodobý nehmotný majetek
          041 - Nedokončený dlouhodobý nehmotný majetek
          051 - Poskytnuté zálohy na dlouhodobý nehmotný majetek

          Místo provedení: útvar, středisko č. ....................................

          Termíny provedení inventarizace:

1. zahájení inventarizace dne...................................................
2. ukončení inventarizace dne .................................................
3. předání zpracovaných inventarizačních soupisů ÚIK nebo pracovníkovi odpovědnému za provedení inventarizací dne ............................................

       3. Dílčí inventarizační komise č. 2 (dále jen DIK 2), která provede inventarizaci dlouhodobého hmotného majetku (odpisovaného i neodpisovaného), je složena:

          Předseda DIK 2:.................................................................. (Jméno a příjmení)

          Člen DIK 2: ....................................................................... (Jméno a příjmení)
          Člen DIK 2: ........................................................................ (Jméno a příjmení)
          Člen DIK 2: ........................................................................ (Jméno a příjmení)

          DIK 2 provede inventarizaci majetku zaúčtovaného na účtech:

          021 - Stavby
          022 - Samostatné movité věci a soubory movitých věcí
          025 - Pěstitelské celky trvalých porostů
          026 - Základní stádo a tažná zvířata
          028 - Drobný dlouhodobý hmotný majetek
          029 - Ostatní dlouhodobý hmotný majetek
          031 - Pozemky
          032 - Umělecká díla a předměty
          042 - Nedokončený dlouhodobý hmotný majetek
          052 - Poskytnuté zálohy na dlouhodobý hmotný majetek

          Místo provedení: útvar, středisko č. ....................................

          Termíny provedení inventarizace:

1. zahájení inventarizace dne...................................................
2. ukončení inventarizace dne .................................................
3. předání zpracovaných inventarizačních soupisů ÚIK nebo pracovníkovi odpovědnému za provedení inventarizací dne ............................................

       Článek VI.
       Postup inventarizací a odpovědnost

       1. Zaměstnanci, kteří se budou podílet na přímém provedení inventarizace musí být proškoleni vedoucím Ústřední inventarizační komise o způsobu a cílech prováděných inventarizací, dále o kompetencích a odpovědnostech pracovníků dílčích inventarizačních komisích. Toto proškolení potvrzují písemně (viz příloha č. 11).

       2. ÚIK svolá předsedy DIK a seznámí je s postupem inventarizací, provede jejich metodickou instruktáž a poskytuje metodickou pomoc při provádění dílčích inventur.

       3. Předsedové DIK odpovídají za správné a včasné provedení inventarizací (tj. zjištění fyzického stavu, jeho porovnání s evidencí, vyčíslení inventarizačních rozdílů, úplné a správné zpracování písemných materiálů o inventarizaci a dodržení všech stanovených lhůt) na jednotlivých úsecích za svěřenou oblast majetku a závazků.

       4. Vedoucí pracovišť jsou povinni uvolnit zaměstnance k provádění inventarizace v případě, že jsou tito zaměstnanci pověřeni funkcí vedoucích nebo členů inventarizačních komisí nebo jsou odpovědni za inventarizovaný majetek.

       5. Pokud před zahájením nebo v průběhu inventarizace nastane mimořádná okolnost, která znemožní účast vedoucího nebo člena IK na inventarizaci (např. nemoc), je povinností zbývajícího člena IK oznámit neprodleně tuto skutečnost předsedovi DIK, případně ÚIK, aby bylo možno operativně zajistit náhradní řešení.

       6. Zaměstnanci jmenovaní v ÚIK a v DIK jsou povinni při provádění inventarizací ohlásit každou odchylku od žádoucího stavu, a to neprodleně v průběhu probíhající inventarizace, předsedovi Ústřední inventarizační komise.

       7. Druhy majetku a závazků, jejichž stav se zjišťuje fyzickou nebo dokladovou inventurou, popř. kombinací obou způsobů, jsou stanoveny v článku I.

       8. Zaměstnanci, kteří jsou odpovědní za provedení inventur a inventarizace předloží nejpozději do ............ podepsané inventurní soupisy a zápis o provedení inventarizace.

       Článek VII.
       Inventurní soupis

       1. Zjištěný stav majetku se zaznamenává v inventurních soupisech, které slouží jako doklady o provedené inventuře. Jednotlivé strany inventurních soupisů musí být označeny pořadovými čísly stránek. Na každé straně soupisu se uvede kontrolní součet peněžních hodnot a na poslední straně rekapitulace součtů jednotlivých stran a celkový součet.

       2. Inventurní soupis musí obsahovat:

Ř skutečné stavy majetku a závazků účetní jednotky zjišťované fyzickou nebo dokladovou inventurou tak, aby bylo možno zjištěný majetek a závazky jednoznačně určit

Ř podpisový záznam osoby, které byl majetek svěřen do užívání (připojí k soupisu prohlášení, že majetek uvedený v inventurním soupise převzali a jsou si vědomi své odpovědnosti za řádnou péči o něj a za jeho ochranu před poškozením nebo ztrátou)

Ř podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventur a inventarizace

Ř způsob zjišťování skutečných stavů

Ř ocenění majetku a závazků k okamžiku ukončení inventury

Ř okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury

       Článek VIII.
       Inventarizační zápisy a souhrnná zpráva o provedení inventarizace

       1. Inventarizační zápis se vyhotovuje na závěr každé inventury. Dílčí inventarizační komise vypracují zápisy o výsledku inventarizace, které musí obsahovat:

Ř předmět inventarizace;

Ř den, k němuž byla inventura provedena;

Ř den zahájení a ukončení inventury;

Ř způsob provedení inventury (fyzicky, dokladově);

Ř celkovou hodnotu inventarizovaného majetku;

Ř počet stran přiložených inventurních soupisů;

Ř závady , které se v průběhu inventury vyskytly;

Ř rekapitulaci zjištěných stavů v porovnání s účetními stavy;

Ř zjištěné inventarizační rozdíly včetně zdůvodnění jejich vzniku;

Ř návrh na řešení inventarizačních rozdílů;

Ř návrh na preventivní opatření, jak předcházet vzniku inventarizačních rozdílů;

Ř jména a příjmení členů příslušné dílčí inventarizační komise, kteří podepíší inventarizační zápis a přiložené inventarizační soupisy,

Ř návrh na efektivní způsob likvidace zjištěných nepotřebných a nepoužitelných zásob.

 

       2. V případě, že inventarizační rozdíly vznikly neúmyslnou záměnou nebo chybným zaúčtováním, budou tyto případy ještě před vyčíslením konečných inventarizačních rozdílů napraveny. Příslušné doklady o nápravě takto vzniklých inventarizačních rozdílů budou přiloženy.

       3. Pokud nebyly zjištěny žádné inventarizační rozdíly ani jiné další závady, bude toto zjištění výslovně uvedeno v zápise.

       4. Zaměstnanec odpovědný za inventované prostředky potvrdí svým podpisem, že fyzická inventura byla provedena za jeho účasti. Náhrady a postihy za manka a škody budou uplatněny u pracovníků, kteří odpovídají za svěřený úsek hospodaření podle ustanovení Zákoníku práce.

       5. U pozemků, u nichž se provádí dokladová inventura, musí být přílohou inventarizačního zápisu výpis z Katastru nemovitostí.

       6. DIK předají zápisy ÚIK k projednání. ÚIK odpovídá za provedení rekapitulace všech výsledků inventarizačních prací a za podání písemné souhrnné zprávy (vedoucímu či řediteli účetní jednotky) včetně návrhu na vypořádání inventarizačních rozdílů (mank a přebytků) v termínu do ............. po odevzdání zápisů DIK.

        Odpovídá: předseda ÚIK

       Článek IX.
       Inventarizační rozdíly – vypořádání a nápravná opatření

       1. Inventarizačními rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, které nelze prokázat způsobem stanoveným zákonem o účetnictví, kdy

Ř skutečný stav je nižší než stav v účetnictví – rozdíl se označuje jako manko, popř. schodek u peněžní hotovosti a cenin,

Ř skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví – rozdíl se označuje jako přebytek.

       2. Inventarizační rozdíly se vyúčtují do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. Inventarizační rozdíly musí být zaúčtovány v termínu ..................

        Odpovídá: předseda ÚIK
        vedoucí účtárny

       3. Provedení oprav zjištěných inventarizačních rozdílů (mank a přebytků) a ostatních administrativních nedostatků musí být řádně zdokumentováno a přehled inventurních rozdílů dodatečně doplněn o čísla dokladů, kterými bylo provedeno jejich zaúčtování, a o předkontaci (účetní předpis).

        Odpovídá: předseda ÚIK
        vedoucí účtárny

       4. K inventarizační dokumentaci budou dodatečně přiloženy zprávy příslušných pracovníků o tom, jak bylo naloženo s podněty odpovědných zaměstnanců a inventarizačních komisí směřujících k zlepšení péče o majetek.

        Odpovídá: předseda ÚIK
        předsedové DIK

       5. Návrhy na vyřazení včetně návrhů na likvidaci inventarizovaného majetku předloží spolu s inventurními soupisy předsedové DIK do .............. Ústřední inventarizační komisi, která je po prověření a odsouhlasení předá k provedení vyřazení nebo případné likvidaci.

       Článek X.
       Společná ustanovení

       1. Přílohami této směrnice jsou vzory inventarizačního zápisu, inventurních soupisů, inventurních sumářů a vzor prezenční listiny z instruktáže členů ÚIK a DIK k provedení inventarizace.

       2. Kontrolu dodržování této směrnice vykonává vedoucí účetní jednotky nebo jím pověření pracovníci kontroly.

       Článek XI.
       Zrušovací ustanovení

          Touto směrnicí se zrušuje Směrnice k provedení inventarizace majetku a závazků č. ...../.....(rok).

       Článek XII.
       Účinnost

          Tato směrnice nabývá účinnosti dnem ........................

        V ......................dne...................
       
        ..................................................
        vedoucí účetní jednotky
       

       Část III.
       Závěrečná ustanovení

          Vzorová směrnice k provedení inventarizace ruší Vzorový návrh k provedení inventarizace v roce 2001 č.j. 16 229/2001-44, publikovaný ve Věstníku MŠMT, ročník LVII, sešit 7.

          V Praze dne 10.5.2006

       Mgr. Václav Pícl, v.r.

        I. náměstek ministryně školství, mládeže a tělovýchovy

       Příloha č. 1 Inventarizační zápis – formulář

       Příloha č. 2 Inventurní soupis – formulář pro DNM a DHM

       Příloha č. 3 Inventurní soupis – formulář pro pozemky

       Příloha č. 4 Inventurní soupis – formulář pro zásoby

       Příloha č. 5 Inventurní soupis – formulář pro pokladní hotovost

       Příloha č. 6 Inventurní soupis – formulář pro ceniny

       Příloha č. 7 Inventurní soupis – formulář pro pohledávky

       Příloha č. 8 Inventurní soupis – formulář pro závazky

Příloha č. 9 Inventurní sumář – formulář pro DNM, DHM, pozemky, zásoby, nedokončenou výrobu, pokladní hotovost, ceniny, valutovou pokladnu, pohledávky a závazky

Příloha č. 10 Inventurní sumář – formulář pro pohledávky a závazky

Příloha č. 11 Prezenční listina z instruktáže členů ÚIK a DIK k provedení inventarizace

Příloha č. 1

1. Druh inventarizace (řádná, mimořádná, průběžná):

2. Druh inventarizovaného majetku či závazků včetně čísla syntetického účtu:

3. Umístění inventarizovaného majetku:

4. Jména zaměstnanců odpovědných za inventarizovaný majetek:

5. Den, k němuž byla inventarizace provedena:

6. Den zahájení a den ukončení inventury:

7. Způsob zjišťování skutečných stavů majetku (fyzicky, dokladově):

8. Přehled vyhotovených inventurních soupisů:

9. Inventarizační rozdíly:

          Stav v účetnictví Kč ______________

          Skutečný stav zjištěný Kč ______________
          inventurou Kč

          Rozdíl: přebytek Kč ______________ manko (schodek) Kč ____________

10. Vysvětlení inventarizačních rozdílů:

11. Vyjádření zaměstnance odpovědného za majetek k inventarizačním rozdílům:

12. Návrh na řešení inventarizačních rozdílů:

13. Návrh na preventivní opatření, jak předcházet vzniku inventarizačních rozdílů:

14. Vyjádření inventarizační komise k odpovědnosti za inventarizovaný majetek (např. zda je uzavřena dohoda o hmotné odpovědnosti – kdy a s kým):

15. Další komentář k průběhu inventury

16. Závěr

       Výše uvedené údaje potvrzuje inventarizační komise a odpovědní zaměstnanci:

        jméno a příjmení podpis

       Vedoucí inventarizační komise: _____________________ _____________________

       Členové inventarizační komise: _____________________ _____________________

        _____________________ _____________________

        _____________________ _____________________

       Odpovědný zaměstnanec svým podpisem stvrzuje, že fyzická inventura byla provedena za jeho účasti, předal všechny doklady týkající se inventarizovaného majetku k zaúčtování a žádný majetek nezatajil:

        _____________________ _____________________

       Přílohy: Inventurní soupisy

        Inventurní sumáře

       V ____________ dne _____________

       Kontrola formální správnosti:

       V ____________ dne _____________ Podpis účetní ___________________

Příloha č. 2