2012/259 Sb. Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby |
259/2012 ve znění … 96/2023 účinnost 1. července 2023
Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby
§ 1
Předmět úpravy
Příjem dokumentů
§ 2
adresu pro doručování dokumentů v analogové podobě, která je současně adresou pro doručování dokumentů v digitální podobě doručovaných na přenosných technických nosičích dat,
b)
úřední hodiny podatelny,
c)
elektronickou adresu podatelny, kterou je adresa elektronické pošty,
d)
identifikátor datové schránky, má-li ji veřejnoprávní původce zřízenu a zpřístupněnu, popřípadě identifikátory dalších datových schránek, má-li je veřejnoprávní původce zřízeny a zpřístupněny, spolu s informací o organizační součásti, agendě nebo činnosti původce, pro které jsou další datové schránky určeny,
e)
jiné prostředky elektronické komunikace, pokud je veřejnoprávní původce připouští,
f)
přehled dalších datových formátů dokumentů obsažených v datové zprávě, ve kterých veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických, popřípadě jiných parametrů,
g)
přehled přenosných technických nosičů dat, na kterých veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických parametrů,
h)
způsob nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn výskyt chybného datového formátu nebo počítačového programu, který je způsobilý přivodit škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných veřejnoprávním původcem (dále jen "škodlivý kód"),
i)
důsledky vad dokumentů podle § 4 odst. 2 a 3.
§ 3
název veřejnoprávního původce, kterému byl dokument doručen,
b)
datum doručení dokumentu, a stanoví-li jiný právní předpis povinnost zaznamenat čas doručení dokumentu, rovněž čas jeho doručení,
c)
číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, pod kterými veřejnoprávní původce doručený dokument eviduje, pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, nebo jednoznačný identifikátor, pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby,
d)
počet listů doručeného dokumentu, jde-li o dokument v listinné podobě; do počtu listů se nezapočítají listy příloh doručeného dokumentu,
e)
počet příloh doručeného dokumentu, které jsou v listinné podobě, a
f)
počet příloh doručeného dokumentu, které nejsou v listinné podobě, a jejich popis.
§ 4
uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu pro elektronický podpis, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen,
b)
uznávané elektronické pečetě a kvalifikovaného certifikátu pro elektronickou pečeť, na kterém je uznávaná elektronická pečeť založena,
c)
uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, a
d)
kvalifikovaného elektronického časového razítka.
(6) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zaznamená údaje o výsledcích zjištění podle odstavce 1 věty druhé a odstavce 4 a výsledku ověření podle odstavce 5 v elektronickém systému spisové služby. Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, zaznamená tyto údaje způsobem stanoveným ve spisovém řádu na dokument v analogové podobě vzniklý převedením doručeného dokumentu v digitální podobě, jehož se provedená zjištění týkají.
(7) Zaznamenanými údaji o výsledku zjištění podle odstavce 4 a výsledku ověření podle odstavce 5 jsou alespoň
a)
název nebo obchodní firma kvalifikovaného poskytovatele služeb vytvářejících důvěru nebo akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb,
b)
údaj o době, na kterou byl certifikát vydán, popřípadě, pokud jsou známy, datum a čas jeho zneplatnění,
c)
identifikační číslo certifikátu,
d)
jméno, popřípadě jména, a příjmení, název nebo obchodní firma podepisující, označující nebo pečetící osoby, popřípadě pseudonym, byl-li použit,
e)
údaj o tom, zda se jedná o kvalifikovaný elektronický podpis nebo zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovanou elektronickou pečeť nebo zaručenou elektronickou pečeť založenou na kvalifikovaném certifikátu pro elektronickou pečeť,
f)
datum a čas rozhodné pro ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu nebo uznávané elektronické pečetě, a certifikátů, na nichž jsou založeny,
g)
výsledek, datum a čas ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické pečetě, uznávané elektronické značky, kvalifikovaného elektronického časového razítka a certifikátů, na nichž jsou založeny, a
h)
číslo seznamu zneplatněných certifikátů, vůči kterému byla platnost certifikátu ověřována, nebo způsob, jakým byla platnost certifikátu ověřována, nebylo-li seznamu zneplatněných certifikátů k ověření platnosti certifikátu užito.
(8) Pokud je veřejnoprávní původce schopen z dokumentu v digitální podobě včetně datové zprávy, v níž je obsažen, doručeného na elektronickou adresu podatelny podle § 2 odst. 3 písm. c) zjistit adresu elektronické pošty odesílatele, potvrdí na základě výsledků zjištění podle odstavce 1 věty druhé odesílateli na tuto adresu, že dokument byl doručen. Součástí zprávy o potvrzení doručení je alespoň
a)
datum a čas doručení dokumentu s uvedením hodiny a minuty, popřípadě sekundy a
b)
charakteristika datové zprávy, v níž byl dokument obsažen, umožňující její identifikaci.
(9) Pokud veřejnoprávní původce připouští příjem datových zpráv doručovaných jinými prostředky elektronické komunikace a umožňuje-li to povaha jiného prostředku elektronické komunikace, veřejnoprávní původce potvrdí na základě výsledků zjištění podle odstavce 1 věty druhé odesílateli tímto prostředkem, že dokument byl doručen. Ustanovení odstavce 8 věty poslední týkající se zprávy o potvrzení doručení se použije obdobně.
§ 5
je dokument v souladu s jiným právním předpisem5) doručován původci do vlastních rukou,
b)
je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl veřejnoprávnímu původci doručen jiným způsobem,
c)
údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele,
d)
je opatřena otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko, nebo jednoznačným identifikátorem.
§ 6
§ 7
Označování dokumentů
doručeného dokumentu vyplněný otisk podacího razítka, popřípadě jiný technologický prostředek obdobného určení jako podací razítko, kterým je dokument opatřen,
b)
u dokumentu vytvořeného veřejnoprávním původcem číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů přidělené tomuto dokumentu.
(3) Veřejnoprávní původce neoznačuje jednoznačným identifikátorem doručený dokument v digitální podobě, který byl převeden podle § 6 odst. 1.
(4) Veřejnoprávní původce opatří doručený dokument v digitální podobě a dokument v digitální podobě vyhotovený veřejnoprávním původcem jednoznačným identifikátorem, který je s dokumentem spojen prostředky elektronického systému spisové služby.
(5) Veřejnoprávní původce zachová při převedení dokumentu v analogové podobě do dokumentu v digitální podobě podle § 6 odst. 2, při změně datového formátu dokumentu v digitální podobě nebo při převedení dokumentu v digitální podobě do dokumentu v analogové podobě s výjimkou převedení podle § 6 odst. 1 jednoznačný identifikátor, kterým byl opatřen převáděný dokument, i pro dokument vzniklý převedením.
(6) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v listinné podobě, označování a evidence dokumentů se provádí současně.
Evidence dokumentů
§ 8
§ 9
§ 10
pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v podacím deníku,
b)
datum doručení dokumentu veřejnoprávnímu původci, a stanoví-li jiný právní předpis povinnost zaznamenat čas doručení dokumentu, rovněž čas jeho doručení, nebo datum vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem; datem vytvoření dokumentu veřejnoprávním původcem se rozumí datum jeho zaevidování v podacím deníku,
c)
údaje o odesílateli v rozsahu údajů stanoveném pro vedení údajů o odesílateli dokumentu ve jmenném rejstříku; jde-li o dokument vytvořený veřejnoprávním původcem, uvede se slovo "Vlastní",
d)
identifikaci dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li jí dokument označen,
e)
stručný obsah dokumentu,
f)
označení organizační součásti veřejnoprávního původce, které byl dokument přidělen k vyřízení nebo která dokument vytvořila; pokud je veřejnoprávním původcem určena k vyřízení nebo vytvoření dokumentu fyzická osoba, uvede veřejnoprávní původce současně její jméno, popřípadě jména, a příjmení,
g)
identifikaci adresáta a datum odeslání a
h)
spisový znak a skartační režim, který vyplývá z přiděleného skartačního znaku, skartační lhůty, popřípadě z roku zařazení dokumentu do skartačního řízení a jiné skutečnosti, kterou veřejnoprávní původce stanoví jako spouštěcí událost.
(2) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v elektronickém systému spisové služby pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v elektronickém systému spisové služby, údaje stanovené v odstavci 1 písm. b) až e) a dále alespoň
a)
jednoznačný identifikátor,
b)
informaci o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podobě,
c)
informaci o tom, zda byl dokument zařazen do výběru archiválií a zda byl dokument vybrán jako archiválie,
d)
identifikátor, který dokumentu, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv,
e)
pořadové číslo dokumentu ve spisu,
f)
odkaz na adresáta ve jmenném rejstříku,
g)
datum odeslání a
h)
počet komponent; komponentou se rozumí dále nedělitelná část dokumentu, která je v digitální podobě, přičemž dokument, který je v digitální podobě, je tvořen alespoň jednou komponentou.
(3) Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v samostatné evidenci dokumentů vedené v listinné podobě alespoň údaje stanovené v odstavci 1 písm. b), c), e) a h). Veřejnoprávní původce vede o dokumentu v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě alespoň údaje stanovené v odstavci 1 písm. b), c), e) a h) a v odstavci 2 písm. a). Nezařadí-li veřejnoprávní původce dokument do spisu, vede o dokumentu v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě rovněž datum jeho vyřízení.
(4) Pořadová čísla v základní evidenční pomůcce tvoří číselnou řadu, která začíná číslem 1 a je složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Číselná řada je vedena od prvního kalendářního dne časového období, které veřejnoprávní původce stanoví pro vedení číselné řady (dále jen "určené časové období"), a to před zahájením určeného časového období.
(5) V podacím deníku veřejnoprávní původce po uplynutí určeného časového období prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtne a doplní záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle v podacím deníku; záznam se uvede ve tvaru "Ukončeno dne ..... pořadovým číslem .....". Veřejnoprávní původce dále zabezpečí připojení jména, popřípadě jmen, příjmení a podpisu fyzické osoby pověřené vedením podacího deníku k záznamu.
§ 11
Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné
evidence dokumentů
§ 12
Spis
věcné skupiny, nebo
b)
typového spisu; vnitřní strukturu typového spisu tvoří součásti typového spisu stanovené veřejnoprávním původcem a díly typového spisu tvořené podle časového období stanoveného veřejnoprávním původcem.
(3) Veřejnoprávní původce přidělí spisu při jeho založení spisový znak a skartační režim příslušné věcné skupiny nebo součásti typového spisu podle spisového a skartačního plánu. Přeřadí-li veřejnoprávní původce spis do jiné věcné skupiny nebo součásti typového spisu, přidělí spisu a všem dokumentům zařazeným do spisu spisový znak a skartační režim této věcné skupiny nebo součásti typového spisu.
(4) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu spisový znak a skartační režim spisu, do kterého je zařazen. Přeřadí-li veřejnoprávní původce dokument do jiného spisu, přidělí dokumentu spisový znak a skartační režim tohoto jiného spisu.
(5) Veřejnoprávní původce opatří dokumenty v analogové podobě, které jsou obsahem spisu, společným obalem, na kterém uvede alespoň
a)
stručný obsah spisu,
b)
spisovou značku,
c)
spisový znak,
d)
skartační režim a
e)
identifikátor spisu v případě výkonu spisové služby v elektronické podobě; identifikátor spisu musí být čitelný technickým prostředkem pro automatizovaný sběr dat.
(6) Veřejnoprávní původce vede v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě údaje o spisu, kterými jsou alespoň
a)
identifikátor, který je jednoznačný v rámci elektronického systému spisové služby nebo samostatné evidence dokumentů,
b)
stručný obsah,
c)
spisová značka,
d)
datum založení,
e)
datum vyřízení,
f)
datum uzavření,
g)
spisový znak,
h)
skartační režim,
i)
informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě a jejich fyzické umístění,
j)
informace o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda byl spis vybrán jako archiválie, a
k)
identifikátor, který spisu, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv.
(7) Veřejnoprávní původce zaznamená údaje o vyřízení a uzavření spisu v evidenční pomůcce.
(8) Veřejnoprávní původce uvede způsob tvorby spisové značky a strukturu spisové značky ve spisovém řádu.
§ 13
Rozdělování a oběh dokumentů
§ 14
Vyřizování dokumentů a spisů
dokumentem,
b)
postoupením,
c)
vzetím na vědomí,
d)
záznamem na dokumentu nebo do jeho metadat,
e)
dalšími způsoby, které stanoví veřejnoprávní původce ve spisovém řádu.
§ 15
Podrobnosti zpracování a struktura spisového
a skartačního plánu
§ 16
Vyhotovování dokumentů
číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů přidělené dokumentu a spisovou značku, není-li číslo jednací odvozeno ze spisové značky,
b)
identifikaci dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li vyhotovovaný dokument odpovědí na doručený dokument, a pokud je v doručeném dokumentu tento údaj uveden,
c)
datum podpisu dokumentu nebo datum, kdy byl dokument vyřízen automatizovaně, a
d)
jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené jeho podpisem; stanoví-li to jiný právní předpis12), lze údaj o funkci fyzické osoby pověřené podpisem dokumentu nahradit jejím služebním číslem.
(3) Veřejnoprávní původce si zpravidla ponechá pro výkon spisové služby prvopis vyhotoveného dokumentu, popřípadě jeden ze stejnopisů prvopisu vyhotoveného dokumentu. Veřejnoprávní původce vyhotoví dokument podle věty první v podobě, v jaké vykonává spisovou službu, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje. Prvopisem je originální dokument zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen jejím vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem stanoveným jiným právním předpisem13). Stejnopisem je jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucí s tímto dokumentem shodné autentizační prvky; za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě se považuje rovněž doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě a naopak, pokud autentizační prvky k nim připojila tatáž osoba; za stejnopis se považuje rovněž druhopis, pokud tak stanoví jiný právní předpis14). Druhopisem je dokument odvozený od prvopisu, se kterým je obsahově shodný, avšak projev vůle osoby obsažený v druhopisu není osvědčen podpisem této osoby, ale vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem osoby stanovené jiným právním předpisem15), popřípadě zvláštním autentizačním prostředkem stanoveným jiným právním předpisem16).
(4) Veřejnoprávní původce odesílá adresátu vyhotoveného dokumentu zpravidla stejnopis prvopisu tohoto dokumentu, nebo druhopis, případně stejnopis druhopisu tohoto dokumentu.
(5) Pokud veřejnoprávní původce vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, musí jím vyhotovovaná statická textová komponenta nebo statická kombinovaná textová a obrazová komponenta obsahovat strojově čitelný text (textovou vrstvu), a bylo-li příslušné schéma XML stanoveno národním standardem, také metadata ve formátu XML. Veřejnoprávní původce zajistí soulad obsahu komponenty ve výstupním datovém formátu s obsahem strojově čitelného textu a metadat ve formátu XML. Věty první a druhá se nepoužijí v případě, je-li komponenta určena pouze pro komunikaci mezi informačními systémy.
§ 17
Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek
§ 18
Odesílání dokumentů
§ 19
Ukládání dokumentů a spisů
Postup při skartačním řízení
§ 20
§ 21
posoudí, zda dokumenty a spisy se skartačním znakem "A" odpovídají požadavkům stanoveným zákonem k výběru za archiválie; pokud zjistí, že trvalou hodnotu nemají, přeřadí je k dokumentům a spisům navrženým ke zničení,
b)
posoudí, zda dokumenty a spisy se skartačním znakem "S" nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty a spisy navržené k výběru za archiválie,
c)
posoudí, zda úřední razítka zařazená do skartačního řízení mají trvalou hodnotu,
d)
stanoví v součinnosti s veřejnoprávním původcem dobu a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu.
(3) Příslušný archiv po provedené archivní prohlídce vyhotoví protokol o provedeném skartačním řízení.
(4) Veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu do péče dokumenty a spisy v analogové podobě a úřední razítka vybrané jako archiválie; jedná-li se o dokumenty a spisy v analogové podobě evidované v elektronickém systému spisové služby, veřejnoprávní původce předá rovněž metadata k nim náležející. V případě, že jsou jako archiválie vybrány dokumenty nebo spisy v digitální podobě, veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu jejich repliky a k nim náležející metadata. Tyto repliky a metadata veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu zpracované podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem a schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem.
(5) Příslušný archiv vyhotoví o předání úřední záznam, který obsahuje alespoň
a)
název nebo obchodní firmu, adresu sídla a identifikační číslo osoby veřejnoprávního původce, bylo-li přiděleno, a další údaje upřesňující identifikaci veřejnoprávního původce, popřípadě jeho organizační součásti, u které byla odborná archivní prohlídka provedena,
b)
název archivu, kterému budou dokumenty, spisy a úřední razítka vybrané jako archiválie svěřeny do péče, adresu sídla archivu a kontaktní údaje fyzické osoby pověřené archivem provedením odborné archivní prohlídky,
c)
množství a popis stavu předávaných dokumentů a spisů v analogové podobě a úředních razítek vybraných jako archiválie a replik předávaných dokumentů a spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie,
d)
datum předání,
e)
jméno, popřípadě jména, příjmení a funkci fyzické osoby pověřené příslušným archivem k podpisu úředního záznamu a její podpis.
(6) Pokud příslušný archiv při zpracování úředního záznamu zjistí, že stav předávaných replik dokumentů nebo spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie neodpovídá požadavkům na jejich předání stanoveným v národním standardu nebo že tyto repliky obsahují škodlivý kód, vyzve veřejnoprávního původce k odstranění zjištěných nedostatků.
(7) Součástí úředního záznamu je soupis předávaných dokumentů, spisů a úředních razítek vybraných jako archiválie zpracovaný veřejnoprávním původcem v rozsahu údajů stanovených v § 20 odst. 4 s výjimkou uvedení skartačního znaku a skartační lhůty. Jestliže jsou dokumenty evidované v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě, veřejnoprávní původce předá dokumenty, spisy a úřední razítka vybrané jako archiválie na základě seznamu vytvořeného archivem podle schématu XML pro zasílání údajů o rozhodnutí ve skartačním řízení a potvrzení přejímky s identifikátory digitálního archivu původci stanoveného národním standardem. Příslušný archiv sepíše úřední záznam po předání dokumentů a spisů v analogové podobě a úředních razítek vybraných jako archiválie do příslušného archivu a po potvrzení úspěšného přenosu dokumentů a spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie do digitálního archivu.
(8) Veřejnoprávní původce postupuje při zničení dokumentů, které nebyly vybrány za archiválie, a úředních razítek, která nebyla vybrána za archiválie, tak, že dokumenty a spisy v analogové podobě nebo úřední razítka znehodnotí do podoby znemožňující jejich rekonstrukci a identifikaci obsahu. V případě dokumentů a spisů v digitální podobě veřejnoprávní původce provede jejich zničení smazáním z elektronického systému spisové služby a dalších úložišť. Obdobně veřejnoprávní původce postupuje při zničení dokumentů a spisů v digitální podobě, které byly vybrány jako archiválie a jejichž repliky předal veřejnoprávní původce do digitálního archivu.
§ 22
Spisová rozluka
§ 23
Výstupní datové formáty
datový formát výstupu z elektronického systému spisové služby,
b)
datový formát komponenty ukládané ve spisovně, která je součástí elektronického systému spisové služby,
c)
datový formát pro předávání do digitálního archivu.
(2) Výstupním datovým formátem statických textových komponent a statických kombinovaných textových a obrazových komponent je datový formát Portable Document Format for the Long-term Archiving (PDF/A, ISO 19005). Verze PDF/A-3 a vyšší je výstupním datovým formátem statických textových komponent a statických kombinovaných textových a obrazových komponent, neobsahuje-li komponentu v datovém formátu, který není výstupním datovým formátem, a komponentu obsahující další komponenty.
(3) Výstupním datovým formátem statických obrazových komponent je
a)
datový formát Portable Network Graphics (PNG, ISO/IEC 15948),
b)
datový formát Tagged Image File Format (TIF/TIFF, revize 6 - nekomprimovaný),
c)
datový formát Joint Photographic Experts Group File Interchange Format (JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918).
(4) Výstupním datovým formátem dynamických obrazových komponent je
a)
datový formát Graphics Interchange Format (GIF),
b)
datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172),
c)
datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818),
d)
datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase 4 (MPEG-4, ISO/IEC 14496).
(5) Výstupním datovým formátem zvukových komponent je
a)
datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu MPEG-1 Audio Layer II nebo MPEG-2 Audio Layer II (MP2),
b)
datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu MPEG-1 Audio Layer III nebo MPEG-2 Audio Layer III (MP3),
c)
datový formát Waveform audio format (WAV), modulace Pulse-code modulation (PCM).
(6) Výstupním datovým formátem pro databáze a datové věty je datový formát Extensible Markup Language Document (XML), kde součástí předávané komponenty v datovém formátu XML je popis její struktury pomocí schématu XML nebo Document Type Definition (DTD), o kterém veřejnoprávní původce vede dokumentaci.
(7) Výstupním datovým formátem pro účetní záznamy v elektronické podobě, jejichž obsahem je elektronická faktura, je datový formát Information System Document (ISDOC) verze 5.2 a vyšší nebo datový formát, který je v souladu s evropskou normou pro sémantický datový model základních prvků elektronické faktury a syntaxí podle směrnice Evropského parlamentu a Rady č. 2014/55/EU ze dne 16. dubna 2014 o elektronické fakturaci při zadávání veřejných zakázek.
(8) Výstupním datovým formátem metadat, jimiž jsou opatřovány dokumenty v elektronickém systému spisové služby, je datový formát Extensible Markup Language Document (XML) podle schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem nebo datový formát Extensible Markup Language Document (XML) podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem, který obsahuje metadata podle schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem.
(9) Veřejnoprávní původce může pro výstup z elektronického systému spisové služby podle odstavce 1 písm. a) současně použít také jiný datový formát komponenty.
§ 24
Údaje týkající se převedení dokumentu nebo změny datového
formátu
název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl,
b)
počet listů, z nichž se skládá převáděný dokument,
c)
informace o existenci viditelného prvku, který nelze plně přenést na dokument v digitální podobě,
d)
datum vyhotovení ověřovací doložky,
e)
jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.
(2) Údaje týkající se převedení dokumentu v digitální podobě do dokumentu v analogové podobě jsou
a)
název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který převedení provedl,
b)
informace o existenci viditelného prvku, který nelze plně přenést na dokument v analogové podobě,
c)
datum vyhotovení ověřovací doložky,
d)
jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která převedení provedla.
(3) Údaje týkající se změny datového formátu jsou
a)
název nebo obchodní firma veřejnoprávního původce, který změnu datového formátu provedl,
b)
původní datový formát,
c)
datum vyhotovení ověřovací doložky,
d)
jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, která změnu datového formátu provedla.
§ 25
Jmenný rejstřík
§ 26
Vedení spisové služby v mimořádných situacích
evidenčně převede dokumenty nebo spisy evidované v náhradní evidenci do evidenční pomůcky, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje, nebo
b)
ponechá dokumenty nebo spisy zaevidované v náhradní evidenci a ty dokumenty nebo spisy, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, eviduje v evidenční pomůcce, ve které obvykle dokumenty nebo spisy eviduje.
(4) Veřejnoprávní původce uloží dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci ve spisovně společně s ostatními dokumenty veřejnoprávního původce.
§ 26a
Použití pravidel týkajících se dokumentů na spis
§ 27
Zrušovací ustanovení
§ 28
Účinnost
§ 2 písm. d) zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění zákona č. 440/2004 Sb. a zákona č. 167/2012 Sb.
2)
§ 2 písm. i) zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o elektronických komunikacích).
5)
Například § 40 zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, § 334 odst. 1 a 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, § 113 odst. 3 zákona č. 183/2006 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon), § 19 až 21 zákona č. 500/2004 Sb.
10)
Například § 69 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění zákona č. 179/2010 Sb. a zákona č. 55/2012 Sb., § 16 zákona č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování), ve znění zákona č. 301/2008 Sb.
12)
§ 69 odst. 1 věta první zákona č. 500/2004 Sb.
13)
Například § 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.
14)
Zákon č. 500/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů.
15)
§ 69 odst. 1 věta druhá zákona č. 500/2004 Sb.
16)
Například § 8 zákona č. 21/2006 Sb., ve znění zákona č. 301/2008 Sb., § 25 zákona č. 300/2008 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb.
17)
Například § 6 zákona č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů.
19)
§ 2 písm. a) zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti.
24)
§ 22 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb.
26)
§ 6 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce.
27)
§ 9 zákona č. 297/2016 Sb.
28)
§ 19 odst. 9 zákona č. 297/2016 Sb.
29)
Čl. 3 odst. 34 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES.
Čl. II vyhlášky č. 96/2023 Sb.
Čl. II
Přechodné ustanovení